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ERP印刷物资业解决方案

添加日期: 2005-04-22 12:24:10 来源:原创 浏览次数:12523 相关文章
 
 
 
安易时代ERP印刷物资业解决方案
一、行业情况
目前,各省(市)均有印刷物资公司(除西藏、台湾),这些公司基本上都起源于新闻出版局属下的物资供应站或毛选办,是计划经济的产物,带有典型的计划经济的特征。随着市场经济的发展,这些公司逐步由计划走向市场,由原来的计划调拨走向市场销售,但计划调拨的成份仍占主要份额。
(一)商品情况
印刷物资包括:纸张、印刷机、油墨、印刷用材料等等。随着市场的开放,各印刷物资公司正在逐步扩大自已的经营范围,将经营的品种扩大到包装材料(如特种纸、装帧纸)、造纸材料(如纸浆、松香)等等。(我们将综合经营印刷物资的公司叫印刷物资公司,而将单项经营的公司叫纸张公司、印机公司、器材公司等等。目前,印刷物资供应的主渠道是XX省印刷物资公司,隶属于各省的新闻出版局,与各出版社、新华印刷厂是平级单位。以下内容中,均以XX省印刷物资公司为对象。)
纸张
在印刷物资中,纸张是主要品种,能占到公司销售额的60%以上。从品种上分,纸张分为胶版纸、铜版纸、白版纸、牛皮纸、书写纸、凸版纸、新闻纸等。从包装形式上分,纸张分为卷筒纸、平板纸两大类。卷筒的规格只有宽度,如787mm、889mm等,而平板纸的规格是长度乘宽度,如787X1092,889X1194,850X1148等等,习惯上将787X1092的纸叫叫正度纸,将889X1194的纸叫作大度纸,将除此之外的其他规格叫作特度纸。从克重(单张纸每平方米的重量叫克重)上分,又有50g,60g ,……400g等等。不同的纸张还有不同的白度、不同的生产厂家、不同的适印性等等属性。如下图所示。
纸张有一些特殊属性,如在销售时,卷筒纸是以“吨”为单位来计量的,而平板纸是“令”(1令=500张)为单位来计量的,而特种纸是以“张”来计量的。特别是平板纸,在出厂时,通常打成一定的包装,叫“件”,每个生产厂家,对每“件”含多少“令”并不一样。有些公司在销售时是不折包装的,只能整“件”购买(如果折零销售,需要手工查点张数)。对平板纸来说,知道其规格和克重,就可以算出其“令”与“吨”的换算系数。
计算公式为:(规格的单位为 mm,克重的单位为克)
每吨令数=
其他
除了纸张,印刷物资还有印刷机械、油墨、印刷材料等。
印刷机械一般分为:制版类、印刷类、装订类、其他类、印机配件等。印机配件是库存销售,一般是根据厂家提供的易损件目录进货,很容易形成积压。而印刷机械都是大件商品。其计量单位一般都是“台”或“件”。
油墨一般是根据适印的纸张品种分为凸印墨、胶印墨、丝网墨、稀释剂等等,每一类又分很多颜色。生产厂家一般都有自已的颜色编号,包装也分成大包装、小包装。油墨属于化工产品,有保质期的限制,所以销售时均按最小包装销售,无法折零。但其计量单位均是“公斤”。
印刷材料的品种繁多,但大部分商品的价值都不高,如PS版、胶片、薄膜、橡皮布、铁丝、白胶、不干胶等等,计量单位多种多样。
(二)客户情况
由于出版行业的特殊性,形成了“编、供、印、发”这样的产业链,在这个产业链中,印刷物资公司属于“供”的环节。“编”就是有出版权的单位,即出版社、报社、教材中心、杂志社等,“印”就是印刷厂。报社一般都有自已的印刷厂,以印刷报纸(使用新闻纸)为主,由于印刷量比较大,一般都自已采购纸张。而出版社、杂志社一般没有自已的印刷厂,出版物的印刷需要社会印刷厂的协作。
对于纸介质的出版物(还光盘出版物、音像出版物等),可以分为正式出版物(如有书号的书)和非正式出版物(如企业宣传册、内部资料)。一般将正式出版物所用纸张叫出版用纸,将非正式出版物所用纸张叫社会用纸。对于正式出版物,必须由出版社编辑出版,这时出版社、印刷物资公司与印刷厂的关系如下图:
从图中可以看出,这种情况下的市场竞争并不激烈,这是计划经济体制造成的结果,也是很多印刷物资公司的支柱。特别是教材中心,担负着各省中小学课本的出版任务,用纸量较大。我国的中小学校都是两学期制,教材都是按两个学期编辑出版,因些教材的印刷和纸张供应呈现出明显的两个季节(春季和秋季)。
而对于非正式出版物,还有一些包装物(如烟盒、酒盒、酒标等),出版者可以直接找印刷厂印刷,不需经过出版社,没有了计划的保护,就形成了比较激烈的竞争场面。如下图:
从以上情况来看,我们可以将印刷物资公司的客户分成三类:出版单位、中间商、印刷厂。这三类用户都是印刷物资公司需要争夺的对象。
(三)仓储情况
由于各省印刷物资公司成立较早(除海南),成立时又有较好的基础,所以目前各省印刷物资公司都有比较好的仓储条件:有大面积的仓库和一定数量的运输车辆。这也是印刷物资公司与其他公司相比具有的优势。
但由于现在教材的出版周期越来越短,保证课前到书又是一项政治任务,必须保证供应,因此在备货时经常要租用外部仓库、运输时要用到外部车辆。对采购计划的管理、库存的管理、物流的管理要求更高。并且要加强核算,堵塞漏洞。
(四)行业展望
目前,对印刷物资行业的压力主要来自内外两个方面:
一是教材体制的改革。随着我国中小学生减负政策的出台,教材、教参和教辅的印刷量大幅减少,相应地,纸张的使用量也大幅减少。
二是市场竞争的加剧。印刷物资业属于物资流通行业,随着我国WTO的加入,服务市场将会逐步开放,面对早已虎视眈眈的国外跨国公司,国内公司在规模和实力上都难以与之匹敌。在99年我国提出的第一例外反倾销案就是针对新闻纸的,这说明国外跨国公司早就盯紧了中国市场。
我们常说的“3C”因素在这个行业中表现得也非常明显。“3C”即指顾客(Customer)消费水平的不断提高(比如印刷厂要求的just-in-time),企业之间的竟争(Competition)日益加剧,和政治、经济、社会环境的巨大变化(Change)。
“3C”既给企业带来巨大压力,同时促进企业不断提高自身竞争能力,如何提出高自身竞争力,出路只有一条:采取先进的管理方法和管理手段。
(五)印刷物资行业的典型组织结构
    从上面的组织机构图中我们可以看出,几大类的印刷物资之间即紧密联系又相互独立(比如器材与油墨所经营的品种没有交叉,但用户群是一样的),客户群既有交叉又相互独立(如出版纸张与社会纸张的用户群是不同的,但所使用的品种却是一样的)。传统的这种组织也是有一定道理的:他们所面对的供应商是截然不同的,纸张的供应商是造纸厂,属轻工行业;油墨的供应商是油墨厂,属于化工行业;机械的供应商是印机制造厂,属于机械加工行业……
(六)印刷物资业的典型业务流程:
二、行业特点
印刷物资业与其他物资行业相比有相似的地方,比如:直销与分销并存、业务总部与各地分支机构并存、订单与市场预测并存、物流与商流并存等等,但也有其特殊性。
印刷物资行业经营的主要品种是纸张,纸张有它的特点:
纸张的性质有:规格、克重、白度、批号、产地、适印性等等。
由于这些特性,就要求对不同规格、白度、克重、产地的纸能够进行有效管理。
纸张在销售时都是按最小的计量单位来计算的(如公斤、令、张),而在决策阶段,都要统一换算成吨来计算(对不同计量单位的转换要求迫切),因此,不同的人员所使用的报表是不同的,经常需要出一些特殊报表。
油墨也有不同的颜色(如不同的黑、不同的红)、有效期、包装的管理。
纸张的不同适印性,又造成了在印刷过程中经常出现质量问题,调换、退货的现象经常发生,因此对纸张的质量跟踪就特别重要。
 

三、需求分析
由于印刷物资业受到如前所述的“3C”因素的影响日益明显,再加上入世所带来的冲击,原来计划经济的成份将逐步缩小,最终必将完全转化到市场竞争中去。因此,印刷物资企业只有提高竞争能力、提高决策水平才能适应环境的变化。在企业中,信息不畅将使成本控制、市场预测、客户管理等失去客观数据的支撑,决策时没有科学的依据,因此,实施信息化是非常有必要的。然而,企业的信息化是一个漫长的过程,不可能一蹴而就,根据“总体规划、分步实施、重点突出、务求实效”的原则,企业肯定要解决突出的、急待解决的问题。
对印刷物资行业来说,要提高企业竞争力,最主要的是抓住三个方面:
一、降低进货成本。进货时的商品价格越低、仓储、运输等的物流成本越低,在市场上就越有竞争力,这是显而易见的。
二、提高资金周转率。物资流通企业提高资金周转率、提高资金利用效率是非常重要的。物资流通企业占用资金最多的就是存货,因此,降低库存是提高资金周转率的最有效途径。物资流通企业不可能没有库存,但如何保证库存的合理性、降低库存量,是提高资金利用效率的关键。
三、要抓住客户资源。商品流通企业的客户资源直接关系到企业的生存,因些如何有效地对客户资源进行管理,有针对性地为客户提供服务,是抓住客户的关键。
安易时代公司根据印刷物资业的特点,为企业提了一个信息平台、一个企业发展的加速平台:
一方面,信息化的实施过程是对企业管理水平的提升;另一方面,为用户的发展留有余地,可以充分保护用户的投资。
四、安易时代公司解决方案
在对印刷物资业的特点进行深入了解分析以后,有针对性地推出了以信息流为手段,以物流、商流、资金流、信息流一体化管理为基础,以电子商务为契机的印刷物资行业管理信息化解决方案。
(一)解决方案的目标
●    按照印刷物资行业特点和需求,形成以管理物流、商流、资金流为目标的印刷行业ERP解决方案,从而为提高企业的管理水平打下坚实的基础,为实现电子商务做好信息平台。

安易时代信息平台
信息流
商流
物流
资金流
OA系统
决策支持
t控
控制流

如下图所示:

●    结合现代的财务管理理念,在会计电算化的基础上,实现印刷物资企业的财务、业务一体化管理。做到财务对业务信息的实时收集和处理,对资金流的及时监控,保证财务数据的准确性、可靠性和完整性,同时降低资金占用、加快资金周转、减少坏账损失、防范财务风险。
●    实现从供应商至客户的所有物流环节的管理,包括采购、仓储、销售、运输等环节,对库存进行有效管理,降低物流成本。
●    对供应商和客户进行有效管理,使企业经营人员及时掌握客户信息,为挖掘客户资源提供支持,为决策人员提供信息。
●    在成功实施印刷物资行业ERP的解决方案的前提下,按照国际流行的企业电子商务模式,协助企业建立电子商务平台及其应用。
(二)解决方案及软件功能模块
安易时代ERP设计思想超前、技术先进、系统稳定、适应性强。安易时代ERP基本功能由财务管理和业务管理两大系统共二十多个子模块构成,其蕴涵的现代管理思想和灵活的参数设置方式使系统可以涵盖绝大部分企业物流和资金流管理的需求。
以下是安易时代公司提供的印刷物资行业管理信息化解决方案功能流程图:
    商流:商流有两条主线,一条是根据客户订单或市场预测,制订采购计划,根据库存情况,完成向供应商的采购。另一条是根据用户需求,为用户提供合适的商品。商流产生了物流和资金流。
物流:根据用户需求,将货物从供应商处转移到用户手中,中间可能需要仓储环节,也可能直接送到用户手中。伴随着货物的移动,商品的价值也随之移动。
商流产生的资金流:在商流过程中,由于商品的采购,必将产生资金的流出,而商品的销售必将产生资金的流入。这些资金的流动可以通过软件中相应的功能,将信息传入财务管理系统进行处理。
资金流:除了商流产生的资金流,其他方面如工资、固定资产、出纳等产生的资金流也会通过相应的模块传入总帐系统;如果再配上财务预算、资金管理等模块,可以控制企业资金的流入和流出。从而实现资金流的实时处理、实时监控,确保资金运动流畅,降低资金风险。
电子商务:在ERP的基础上,企业可以开展电子商务。安易时代公司根据物资业的特点,开发了网上订单系统,使印刷物资业实现自已的B2B业务。安易时代公司同时为印刷物资业的上游厂商--造纸厂和下游厂家--印刷厂准备了工业版购销链系统,这样就可形成完整的购销链系统。
决策支持系统:在商流、物流、资金流一体化的基础上,通过报表系统软件,生成各种反应商流、物流和资金流的综合财务报告和统计报告,汇总反映企业的经营成果和经营状况;通过决策支持系统,可以对这些信息起行挖掘,为领导的决策提供准确的信息。
在安易时代ERP以上解决方案中,主要涉及如下的软件模块:
商流部分:进货管理、销售管理、合同管理等
物流部分:入库管理、出库管理、存货管理、调拨管理等
资金流部分:结算管理、应收管理、应付管理、存货核算、固定资产、工资管理、出纳管理、帐务处理、预算管理、资金管理等
电子商务:网上订单
综合部分:电子报表、领导查询等
三、功能特点
● 信息集成,实现企业商流、物流、资金流、信息流一体化管理,促使企业由粗放式经营向精细化经营转化
● 支持印刷物资业所需要的单品管理
● 支持多种成本核算方法,满足大部分企业的需要
●    支持采购入库、暂估入库等多种入库方式
●    支持销售出库、发货出库等多种出库方式
●    根据业务活动的原始凭证自动生成财务凭证
●    支持多种计量单位的换算
●    支持商品价格的管理
● 可以自己客户化的报表
● 支持多角度的查询分析
● 支持多种匹配形式的模糊查询
●    支持网上订单管理
●    与防伪税控系统留有接口
四、技术特点
l         软件结构采用三层客户/服务器(C/S)结构,全面支持Internet 。
l         采用大型数据库SQL Server、Oracle,具备处理大批量数据、多并发用户的能力。
l         先进的中间层结构,具有完善的错误保护机制和数据传送安全机制。
l        五级安全控制方法与分功能、数据、数值三级权限,确保数据安全保密。
l         互联网式的远程数据访问,实现远程财务监控、移动办公、电子商务。
五、运行环境
客户端:IBM/PC及其兼容机,P133以上CPU,32M以上内存。Pwindows9X,Windows 2000,西文Win95+Richwin For Win95。
推荐P266以上CPU,64M以上内存。Pwindows98,Pwindows20000
服务器:P166以上CPU,64M以上内存,Windows NT Server 4.0以上版本。
        推荐P450以上CPU,128M以上内存。Pwindows20000+SQLServer
 
五、实施效果
 
Ø         从功能上已基本覆盖了业务的全过程。软件从合同管理、销售管理、防伪发票开具、仓库管理、成本核算,到领导查询、往来处理、财务管理、报表管理、报税处理等方面,覆盖了供销链的各个环节,能及时准确地向业务人员和管理人员提供各种数据,实现了业务、财务的集成化管理。从用户来购货(或签订合同)开始,只需录入一次数据,这个用户的状况就纳入了计算机的全程管理,用户是否交款、是否提货,在计算机中都会清楚地反映出来。最终会计人员可根据交款情况自动生成会计凭证,传递到帐务系统中。
Ø         提高了作业效率。
Ø         促进了企业管理。
Ø         通过企业信息化工程的实施,给企业带来了新的活力,提高了企业的核心竞争力。
 
 
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