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医药连锁分销解决方案

添加日期: 2005-04-22 12:25:08 来源:原创 浏览次数:16809 相关文章
 
 
 
安易时代医药流通行业解决方案
 
一、前言
医药流通行业除了具有其它流通企业:进销存的共性,即相关的业务管理:进货管理、应付账款管理 、库存管理 、销售管理、应收账款管理、价格管理、配送管理、零售管理外还具有本行业的特殊性要求:GSP医药质量管理。
安易时代公司结合共性和特性,推出了医药流通行业的解决方案
 
二、医药行业特点
    GSP是英文Good Supply Practice的缩写,意即良好供应规范,是控制医药商品流通环节所有可能发生质量事故的因素从而防止质量事故发生的一整套管理程序,医药商品在其生产、经营和销售的全过程中,由于内外因素作用,随时都有可能发生质量问题,必须在所有这些环节上采取严格措施,才能从根本上保证医药商品质量。因此,许多国家制定了一系列法规来保证药品质量,在实验室阶段实行GLP,新药临床阶段实行GCP,在医药商品使用过程中实施GUP,GSP是这一系列控制中十分重要的一环。
    根据GSP规范的要求,对药品的停售应有控制,首次经营药品必须有审批控制,首次经销药品企业应通过资质审批,药品应有有效期控制,药品检验入库应自动生成检验记录,药品能自动建档、建立药品养护、药品催销等功能。
 
三、安易时代针对医药行业的解决方案
     针对医药流通企业的特点和特殊要求,安易时代公司推出了医药版,它是在标准版的基础上,增加了GSP模块、药品到货、检验模块,增加了药品相关的基础信息,增加了自动生成GSP报表、自动生成GSP档案表的功能,并且GSP中的某些通知单对购销流程具有监控作用。我们根据GSP的具体管理要求,设计了符合GSP标准的GSP管理模块,其中有质量管理、物料管理、设备管理、销售管理、质量信息、企业管理、人事管理等七个部分,对规范医药企业管理、尽快达到GSP认证标准具有积极的促进作用。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
㈠解决方案的适用范围
适合医药流通企业,包括连锁配送的批发和零售企业以及医药生产企业的分销管理
完成统购分销业务
企业组织结构

医药企业总部
连锁药店
连锁药店
连锁药店
分销商
分销商
配送中心
批发站
批发站
批发站
分销商
批发站
批发站
批发站
采购 中心
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

㈡、解决方案的特点(功能和技术)
l        灵活的GSP单据格式
软件中提供的所有标准GSP单据格式均可定制,控件大小、位置、表单样式、打印格式完全自定义。除标准的GSP单据外,高级用户或代理在遵守软件规范的基础上可增加自定义的单据,软件根据用户定义的库结构、字段描述信息自动生成单据界面,同时提供所见即所得的打印功能。
 
l        高度的报表扩展性
此功能同样面对高级用户或代理。在不改变原始单据数据的前提下,可将后台存储过程直接转化为前台界面。此功能包括Sp参数的识别、参数格式的定义、输出列格式定义等功能。
 
l        与购销链系统高度集成
a.所有单据、报表的快选风格与购销链系统一致。
b.单据编码规则、方式与购销链系统一致
c.保留原有购销链全部功能,老用户可安全升级至医药版,不破坏原有数据。
 
l        增加GSP管理模块,其中有质量管理、物料管理、设备管理、销售管理、质量信息、企业管理、人事管理
根据GSP规范的要求,在购销链(医药版)中增加
药品停售控制、
首次经营药品审批控制、
首次经销药品企业资质审批、
有效期控制、
自动生成检验记录、
药品自动建档、
药品催销等功能。
 
l       数据集中与数据分布相结合
购销链(医药版)能有效满足批发与零售的需求
批发业务是通过登录总部数据库,在权限的控制下,开自己批发站的销售单完成的。
零售业务是通过分布式数据库处理完成的,即在连锁药店建立分部数据库,通过数据的上传下发完成的
 
㈢主要业务处理流程及软件功能
1、药品采购流程
 
 
 
 

检验单
可做入库单
不合格药品记录
 
合格
不合格
自动生成药品质量验收记录
入不合格品库
到货单
进货合同
 

 
 
 
 
 
 
 
 

2GSP管理模块
药品流通企业在严格控制业务流程的基础上,需要进一步强化GSP管理,达到严格控制物流的目的。具体而言GSP是把企业中各个管理子系统有机地结合起来,形成一个完整的药品流通企业管理信息系统。我们根据GSP的具体管理要求,设计了符合GSP标准的GSP管理模块,其中有质量管理、物料管理、设备管理、销售管理、质量信息、企业管理、人事管理等七个部分,具体说明如下(由于相关报表较多,本方案仅做简要说明):
2.1、质量管理
首次经营药品审批表
    主要针对首次经营的药品需要填写此表,(如不属首次经营,则不填此表),同时可在商品资料中增加此种药品,否则不允许参入各流通环节。具体控制如下:

首次经营药品审批表审批合格
同时系统自动在商品资料增加药品
 
 

 
 

    具体信包括药品编号、名称、规格、单位、剂型、最大剂量、生产企业、批准文号、质量标准、合格证号、有效期、预警期、存储条件、是否处方药、有无禁忌、是否公费等信息。
首次经销药品企业资质审批表
    主要针对首次接触的药品供应商需要填写此表,(如不属首次接触,则不填此表),具体而言是对药品供应商的资质进行审查,包括:营业执照信息、生产许可证信息、卫生许可证信息、医疗许可证信息、物价许可证信息、经营许可证信息等信息,具体控制如下所示:

首批经销药品资质审批表审批合格
审批表
 
同时自动在客户资料中增加供应商信息
 

 
 
 
 

药品质量验收记录
   主要根据药品检验单的检验情况自动生成,也可以手工录入。其中:片剂、胶囊剂、滴丸剂应按标准规定验收外观质量,包括色泽、麻面、斑点、松片、裂片、碎片、黑点、色点、粉尘、漏药、其  他等。
注射剂、滴眼剂应按标准规定验收外观质量包括:色泽、结晶析 出、混浊沉淀,粘液溶化、萎缩、黑点、长霉、澄明度(白点、 白块、玻璃、纤维)、其它等。
     药品检验单在进货管理模块中,此处介绍一下控制情况:
 

检验单
可做入库单
不合格药品记录
 
合格
不合格
自动生成药品质量验收记录
入不合格品库
 

 
 
 
 
 
 

医疗器械质量验收记录
    根据对医疗器械的检验情况自动生成,亦可自动生成。流程控制同上。
化学试剂质量验收记录
         根据对化学试剂的质量检验情况自动生成,亦可自动生成。具体流程控制同药品验收记录。
玻璃仪器质量验收记录
根据对化学试剂的质量检验情况自动生成,亦可自动生成。具体流程控制同药品验收记录。
药品停售通知单
     由质检部门下达药品停售通知单,可控制销售流程中的药品销售,此停售通知单可以按商品,亦可按批号进行下达。停售通知下达后,在系统中则不允许开出此批号或此药品的销货单
恢复药品销售通知单
    由质检部门下达恢复药品销售通知单,可控制销售流程中的药品销售,此恢复销售通知单可以按商品,亦可按批号进行下达。恢复销售通知下达后,在系统中则即时允许开出此批号或此药品的销货单
商品质量情况查询登记表
商品质量查询便函
药品质量档案
    其中包括:外观质量检验情况;包装情况、标签说明书;临床疗效反映;质量查询情况;用户访问情况;质量标准变更情况;抽检化验情况;库存质量考察情况等。
医药商品拒收报告单
商品入库验收登记表
针剂澄清明度检查登记表
商品质量复查通知单
抽送验单
化验室检品登记表
检验卡
化验原始记录
药品检验报告书
化学试剂检验报告书
商品质量、质量管理征询意见书
医药商品质量信息报表
中药饮片装斗复核记录
制度执行情况检查考核记录
库存商品质量检查记录
陈列商品质量检查记录
药品质量查询记录
进口药品验收记录
质量信息反馈表
2.2、物料管理
药械商品错误查询单
有效期、使用期药品催销表
此表可根据用户在商品资料中设置的效期情况,对将到期药品的由系统生成催销表,下达给销售人员。需要说明的是在我们系统中的销货单中,已自动按药品的批号进行了排序,一般情况下批号小的药品已经提醒销售人员提前销售了。
库存商品养护检查记录
商品养护档案
商品出库复核记录
商品短残霉变(溢)报告单
不合格商品报损审批表
报损商品台帐
本台帐可根据业务类型为报损出库的出库单,自动生成。
报损商品销毁单
可以直接由业务类型为报损出库的出库单引入进行销毁处理。
2.3、设备管理
库房温湿度记录表
库外温温度记录表
养护设备使用记录
滴定液配置及标定记录
天平及精密仪器使用记录
医疗器械检测登记表
医疗器械检测原始记录
医疗器式检测报告书
计量器具管理台帐
强制检查工作计量器具历史记录卡
2.4、销售管理
退货通知单
销货退回商品台帐
     可根据销货退回单由系统自动生成。
商品停售通知单
销货退回药品申请表
退货药品审批表审核后,就可在销售退货单处调出相应的退货单,加以审核后便核减相应的库存,从而可以在药品退货登记表中查询药品的退货记录。
质量投诉记录
药品不良反映记录
顾客反映药品质量问题登记及处理记录
药品销售人员审验记录
缺药登记及处理记录
2.5、质量管理
商品质量信息反馈单
可由销售管理中的质量信息投诉记录自统生成。
信息传递反馈单
商品质量信息反馈统计表
可对客户反馈的质量信息情况进行分类统计。
2.6、企业管理
年方针目标开展表
方针目标实施情况检查表
方针目标实施情况评价汇总表
计划任务书
目标管理卡
诊断评价表
2.7、人事管理
QC小组课题注册登记表
QC小组活动原始记录
人员体检表
健康检查汇总表
个人《规范》培训记录
《规范》培训效果评价调查表
《规范》培训年度计划
个人培训记录
培训记录统计表
具体说明如下:GSP管理中有一部分是文档性质的,比如库房的温湿度记录、健康检查汇总表等,但另一部分是必须与业务紧密联系在一起的,体现如下:
1、  根据GSP达标要求,在本系统中只有首次经营药品审批表填制后,方可在商品资料处添加相应的药品;
2、  根据GSP达标要求,在本系统中只有首批经营药品供应商审批表填制后,方可在客商资料处添加相应的供应商;
3、  退货药品审批表审核后,就可在销售退货单处调出相应的退货单,加以审核后便核减相应的库存,从而可以在药品退货登记表中查询药品的退货记录;
4、  药品在经过到货单审核后,由质检人员通过目测及抽样法对待验库中的药品进化检验,出具检验单后库管人员方可进行数量上的验收,并开具入库单。对于不合格药品可以生成不合格药品记录,给予退货的处理。
5、  如果一些供应商不合格,质检人员通过填制供应商不合格表,在客商资料中这个供应商则自动为冻结状态,不能再与其发生业务往来
6、  如果一些药品有不良反映记录及质量不合格记录,质检人员将这张不合格表审核后,商品资料处这种药品则自动为冻结状态,不能再购进和销售这种药品
7、  通过填制进货单,则自动在GSP管理模块药品购进记录表中可查询相应的记录
8、  通过填制销货单,则自动在GSP管理模块药品销售记录表中可查询相应的记录
9、  药品的验收报告及记录单均可自动根据采购检验单生成
10、              如要药品销售过程中控制销售流程中的药品销售,可下达停售通知单,此停售通知单可以按商品,亦可按批号进行下达。停售通知下达后,在系统中则不允许开出此批号或此药品的销货单
11、  对于相关控制允许设置提醒与禁止两种方式。
………
   需要特别说明的是安易时代医药专版的GSP相关报表及样式是特别灵活的,特别增加了表单设计器,这样所有GSP相关报表均可以根据用户的需要自由增加和设计,这样就大大提高了安易时代软件“以人为本”的特性。GSP的界面格式有表格、卡片和单据三种,其中表格指一张表单对应多条记录的单据;卡片指一张表单对应一条记录的单据;单据指一张表单包含一个卡片和一个表格的单据。当增加一个新单据时,默认的界面格式为表格。这样您就可以根据您管理的需要设计出适合自已单位的GSP报表。
 
连锁药店部分
1.要货业务流程

门店开要货单
上传要货单
配送中心审核要货单
调拨单审核出库
生成调拨单
下传调拨单
下载调拨单
确认调拨单,增加门店库存。
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

连锁分部药店通过要货单向总部要货,要货单上传到总部,总部再根据要货单生成调拨单,然后下发调拨单到分部,分部接收调拨单办理分部的上药品入库。
 
2.打印价签
对各种商品进行价签的打印,便于营业员开销售小票时,记录商品代码和价格。
 
3.商品价格管理
各连锁药店可指定自己的零售价、最低售价。当售价低于最低售价时,系统会进行提示
 
4.特价药品销售
以连锁药店为单位,分别定义特价任务。只有定义特价任务并下发给药店后,才能在药店进行特价商品销售时,按特价任务上的限定时间、限定数量、限定单价进行。
 
5.pos销售
销售、收款、出库同时在一张单据内进行;严格控制不允许负库存;
收款方式有:现金、支票、信用卡、礼品券;
6.数据下载与数据上传
数据下载包括:基础资料下载、特价任务下载、商品调拨下载
数据上传包括:本营业日内本门店的收款上传、要货数据上传。
 
附:软件部分功能
1.         外币管理
2.         批号管理
3.         组装拆卸管理
4.         提成管理:1)根据业务员级别、商品级别确定提成系数
              2)根据回款时间和商品价格确定提成系数
5.         信用控制:信用天数控制、信用额度控制
6.         库存预警:在开进货、入库、销售、出库提示;预警查询
7.         结算多样化:按商品结算、按单据结算;支持集团结算
8.         灵活的价格管理及控制:售价1)以定义的批发价、零售价为缺省值
                              2)根据客户的售价类别自动调用商品价格
                              3).自动调用客户上次开票商品价格或扣率
9.自定义商品明细属性:如增加颜色、尺寸字段
10.采购费用可记入商品成本
11.调拨单、移位单
12可处理暂估、发货、.委托代销、受托代销(核算—辅助查询—相关报表)
13.与帐务系统一体化:调用帐务基础资料、传凭证到帐务系统,可设置凭证模板
14.分用途出库
15.网上订单处理:可与网上订单系统相连
16.数据导出
17.坏帐分析
18.各种相关报表、分析报表
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